Sono molte le occasioni in cui l’amministratore viene tirato per la giacchetta, spesso e volentieri con richieste che esulano dalle mansioni previste per l’amministratore di condominio.
Vediamo come evitarlo e come reagire alle richieste fuori luogo dei condomini.
Di cosa si deve occupare l’amministratore
L’elenco dei compiti da assolvere potrebbe essere lungo ma andiamo a sintetizzare in modo drastico per maggior semplicità, rimandando ad altri articoli per maggiori dettagli.
L’amministratore deve occuparsi di tutti gli adempimenti previsti dalla Legge.
Nulla più di questo, nulla meno di questo. O meglio, si può andare oltre il richiesto ma andando a discapito di tempo impiegato e maggiori responsabilità. Eh già, più cose si fanno e più si corre il rischio di farle male, rimanendo responsabili del proprio operato.
Ad esempio, se per assurdo l’amministratore si improvvisa impiantista e provvede di sua mano a modificare un circuito elettrico, se poi qualcosa non funziona il responsabile è lui.
Ubi lex voluit dixit, ubi noluit tacuit
“Dove la legge ha voluto ha detto, dove non ha voluto ha taciuto”
Cosa deve evitare l’amministratore
Tra i non compiti dell’amministratore troviamo sicuramente la risoluzione delle problematiche tra privati. L’amministratore si occupa delle parti comuni, per questo si chiama “amministratore di condominio”, altrimenti si sarebbe chiamato “amministratore della proprietà di Rossi”.
Un professionista non dovrebbe farsi coinvolgere nelle beghe di ballatoio, ci rimette solo molto tempo, tanta fatica ed alla fine avrà sempre a che fare con uno scontento.
Non si deve diventare sceriffi ed andare a combattere battaglie per conto di uno o dell’altro. L’amministratore fa gli interessi del condominio. Deve evitare di favorire qualsiasi condomino accogliendo richieste sulla scelta dei fornitori. Deve saper dire di no per amor di dignità e professionalità.
Gli amministratori del sì
Si sa, nell’ambiente la concorrenza è forte e sono in tanti a proporsi di incaricarsi anche delle faccende che non competono l’amministratore. Si deve resistere alla tentazione di abbassarsi allo stesso livello e dire: “Anch’io!” Evitiamo di diventare i campioni in materia “i non compiti dell’amministratore”.
Gli amministratori che ricadono in questa categoria andranno sempre incontro a molti più problemi e generano scontenti. Una pessima mossa se vuoi basare il lavoro sulla professionalità, per un politico invece è una scelta grandiosa. Devi decidere se fare il politico o l’amministratore.
Non si deve incaricare di qualsiasi incombenza, deve saper delegare, formando correttamente i collaboratori, responsalizzandoli. L’amministratore non è un tuttologo, deve poter contare su consulenti di fiducia che diano risposte circostanziate e professionali.
La mala gestio è un rischio sempre presente per gli “amministratori del sì”, ovvero si tratta di una responsabilità in cui incappa il professionista che non adempia in modo corretto agli obblighi di legge. L’amministratore è responsabile di un gran numero di incombenze, occuparsi anche di altro significa sottrarre tempo ed attenzione verso ciò che sono obbligato a fare. Il rischio è farlo male, è decisamente meglio evitare “i non compiti dell’amministratore”!
Le soluzioni nell’organizzazione dello studio
Spesso e volentieri tanto lavoro è dato da un’impostazione errata delle procedure di ufficio. Sono molti gli amministratori che si lamentano del gran numero di chiamate ricevute. Ci si dovrebbe chiedere se sono così tante perché non vengono evase in modo efficiente.
La telefonata dovrebbe trovare essere chiusa fornendo la soluzione o la risposta immediata e risolutiva. Se si lasciano le richieste in sospeso, queste si sommeranno alle nuove chiamate, aumentandone esponenzialmente il numero.
È per questa ragione è essenziale che il collaboratore preposto a ricevere le chiamate, possa avere tutti i dati necessari per fornire riposta immediata. Qui è di ausilio un software gestionale di nuova concezione o un’organizzazione di archivio computerizzato molto sofisticata.
Ultimo tassello è una corretta formazione del personale sia all’uso degli strumenti informatici che alle tecniche di comunicazione. Il collaboratore con lunga esperienza, sa come si risponde al telefono, quello più giovane può acquisire le stesse competenze con una formazione adeguata.
