Strumenti informatici – la digitalizzazione dell’archivio condominiale

Indipendentemente dalla tipologia di archivio, sia essa cartacea che digitale, il responsabile ne rimane sempre l’amministratore. Quali sono gli adempimenti obbligatori per gli archivi? Quali soluzioni adottare per gestirli e rendere la consultazione più efficiente?

L’archivio cartaceo

L’amministratore dovrà garantire la corretta conservazione dell’archivio cartaceo condominiale in modo da evitare deterioramenti, smarrimenti, furti, ecc. Per ottemperare a questi obblighi, l’archivio dovrà essere contenuto in locali idonei, rispettosi delle normative antincendio e di sicurezza.

Le normative da rispettare sono diverse, soprattutto quelle inerenti il rischio incendi. Oltre a queste, dovranno essere prese in considerazione quelle sulla sicurezza sul posto di lavoro ed il Regolamento UE 216/679.

L’archivio digitale

La gestione dell’archivio documenti del condominio in formato digitale è molto più semplice da gestire. Vengono previsti dei costi minori rispetto a quello cartaceo, in quanto non occupano un’area fisica. La memoria di archiviazione necessaria richiede un investimento economico trascurabile. Da considerare anche l’enorme vantaggio di poter accedere all’archivio da remoto.

I dati devono essere protetti come per qualsiasi pc utilizzato, considerando modalità adeguate rispetto ai rischi previsti.

L’archivio generato potrà essere caricato sul software gestionale per la pubblicazione dei dati sul portale condomini, o la semplice condivisione con i collaboratori dello studio di amministrazione immobili.

Digitalizzazione dell’archivio condominiale

L’archivio cartaceo può essere digitalizzato. Non esiste una normativa particolare per autorizzare l’amministratore a procedere alla dematerializzazione. Dato che i documenti sono del condominio, si consiglia di farsi autorizzare dall’assemblea per procedere all’operazione, considerando le normali maggioranze per le delibere ordinarie.

Firma elettronica

Per far diventare originale la copia elettronica, tutti i file devono essere firmati digitalmente. La firma deve essere registrata dall’amministratore in carica, che con questa procedura si farà garante della rispondenza tra cartaceo e digitale.

Marca temporale

La firma digitale ha valore fino a che è attiva. Quando scadrà la firma (perché ha una “scadenza”), anche il documento potrebbe perdere di validità. Per ovviare a questo problema, si applica la Marca temporale.

Iscriviti alla lezione per maggiori informazioni.

Agli iscritti all’appuntamento dedicato all’archivio condominiale saranno fornite le slide comprensive di collegamenti alle normative citate.