Conservazione delle fatture elettroniche

Conservazione delle fatture elettroniche

Tutti siamo consapevoli che i fornitori a partire da gennaio 2019, fatta esclusione per il regime dei minimi ed i forfettari, sono obbligati ad emettere fattura in formato elettronico anche per i condomini. Ancora in pochi sono consapevoli che le fatture devono obbligatoriamente essere anche conservate ottemperando a norme specifiche.

Le fatture prima di essere ricevute sui cassetti fiscali (servizio online dell’AdE che raccoglie tutta la documentazione fiscale personale e la mette a disposizione dell’utente), vengono smistate dallo SDI (Sistema di Interscambio) solo dopo aver superato un primo controllo.

Per accedere al Cassetto fiscale deve essere fatto il login al sistema tramite le credenziali dell’amministratore di condominio che poi selezionerà il codice fiscale del condominio dall’apposito elenco e quindi vedrà le fatture ricevute nell’apposita area. Grazie all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate dedicata agli amministratori di condominio è possibile trovare il data dal link diretto alle fatture ricevute del condominio che si gestisce.

Scopriamo quali sono le norme sulla conservazione delle fatture elettroniche, come essere in regola ed evitare le relative sanzioni.

La fattura elettronica

Come abbiamo già accennato, tutti i fornitori devono inviare le fatture in formato elettronico ai condomini. Dato che non sono soggetti IVA, il fornitore dovrà compilare il campo dedicato con “0000000” (7 zeri).

Se l’amministratore ha attivato un indirizzo PEC, su questo arriveranno gli avvisi di ricevimento delle fatture dei fornitori. Come terza ipotesi, è possibile attivare un Codice Intermediario collegato ad un software in grado di acquisire le fatture elettroniche.

La norma prevede che il fornitore metta a disposizione dell’amministratore anche una “copia di cortesia”, che riporta in un formato diverso dall’XML, i dati di fattura.

Facciamo notare che in tutta la filiera che collega il fornitore al condominio, l’unico documento ufficiale, acquisito anche dall’AdE, è la fattura elettronica. La copia digitale o cartacea, potrebbe anche riportare errori e differire dal formato elettronico.

L’amministratore che di affida solo alle copie di cortesia, corre il rischio di pagare importi non rispondenti al documento ufficiale, creando così discrepanze tra le dichiarazioni di Certificazione Unica del fornitore e del condominio, oltre a versare ritenute errate e quindi venendo ad essere a debito o a credito inconsapevolmente nei confronti dell’Erario.

Conservazione delle fatture elettroniche

Obbligo di conservazione delle fatture elettroniche

La Legge di stabilità del 2018 stabilisce che, essendo il condominio soggetto passivo, è costretto a gestire le fatture che riceve dai suoi fornitori. Per l’art. 39 del Dpr n. 633/1972 sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

L’interpello n. 909-859/2018 fatto all’Agenzia delle Entrate riporta: l’amministratore di condominio è tenuto ad adeguarsi alle regole relative alla fatturazione elettronica sia in proprio – come soggetto IVA – sia come rappresentante del condominio che è quindi il consumatore finale. Sotto quest’ultimo aspetto gli amministratori saranno tenuti a osservare le regole dettate dalla normativa primaria e dall’Agenzia delle Entrate in materia di ricezione e conservazione delle fatturazioni elettroniche.

L’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche del condominio trova le proprie regole tecniche nel decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, relativo alle “Modalità di assolvimento degli obblighi informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

L’art. 2 prevede che, ai fini tributari, è necessario rispettare le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). In materia di conservazione delle fatture elettroniche, tra le altre cose, è quindi necessario che il soggetto passivo assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura.

In caso di inadempimento delle norme sulla conservazione, sono previste sanzioni a partire da euro 1000.

Conservazione ed archiviazione

Sulla corretta conservazione delle fatture elettroniche abbiamo visto che deve essere garantita l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. In altre parole, devo avere a disposizione una fattura in un formato non modificabile, che garantisca tutte le caratteristiche viste.

Conservazione fattura elettronica condominio

Un file pdf è modificabile, un formato cartaceo è modificabile, un file immagine qualsiasi è modificabile. Tutti questi sistemi non assolvono agli obblighi elencati. Posso archiviare le fatture come voglio ma questo non costituisce conservazione.

In caso di controlli da parte dell’AdE, i suoi incaricati si aspettano di trovare a loro disposizione le fatture conservate, non semplicemente archiviate un un faldone o un hard disk.

Conservi correttamente le fatture?

La conservazione è un processo digitale, cosa ovvia considerando che si tratta di file informatici. Il cassetto fiscale del condominio attiva in automatico la conservazione ma attenzione, la conservazione dura solo 2 anni, rinnovabili. Allo scadere dei 2 anni va richiesto manualmente di riavviare il servizio, questo per ogni singolo condominio.

Ad esempio, se sei stato nominato amministratore in 10 condomini, ed hai attivato il cassetto fiscale all’atto della nomina, in 10 date differenti, dovrai ricordarti di richiedere di riattivare il servizio di conservazione con le stesse scadenze.

In alternativa ci si può rivolgere a servizi esterni, decisamente più comodi perché la legge impone agli intermediari abilitati da Agenda Digitale la conservazione per 10 anni.

Spesso e volentieri i software gestionali sono configurati in modo da poter acquisire le fatture elettroniche tramite codice SDI. Questo non significa automaticamente che prevedano anche la conservazione. È meglio chiedere specifiche indicazioni sull’argomento, con prova documentale, onde evitare sanzioni.


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Autore: Nicola Prencipe

Content manager e web strategist. Laurea in logica del linguaggio ed in lingue. Diploma in Project management, specializzato in: Marketing e Social media marketing. Fa parte dell'organico di Safoa - Scuola di Alta Formazione per amministratori di condominio. Organizza seminari di web marketing per amministratori di condominio. Consulente struttura operativa ed organizzativa per studi di amministrazione stabili. Cura l'istruzione e lo sviluppo di software gestionali per amministratori di condominio. Autore di manuali di web e social media marketing dedicati agli amministratori di stabili.