Attualmente nel settore si parla molto di assemblea online ma come per ogni novità, c’è ancora molta confusione. Vediamo di fare un po’ di chiarezza.
Quali sono i motivi per eseguire le assemblee online
Come sappiamo, il DPCM del 4 marzo 2020 ha sancito il divieto di esecuzione delle assemblee in quanto presuppongono condizioni di assembramento. Questo non toglie che le incombenze previste per l’amministratore rimangono pressoché inalterate, comprese quelle legate alle scadenze di rendicontazione.
L’amministratore di condominio ha molteplici attribuzioni previste dall’art. 1130 c.c., legate sia all’amministrazione ordinaria (su tutte, l’obbligo di presentazione del rendiconto entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio) sia a quella straordinaria che riguardano casi di urgenza che possono sorgere nella vita condominale.
Sarà necessario un confronto per impostare la gestione condominiale fatto salve i lavori straordinari prorogabili, ovvero quelli che non presuppongono urgenze che possono arrecare danno a cose e persone. Infatti lo stesso DPCM ha sospeso anche i cantieri edili e quindi non si potranno eseguire rifacimenti di facciate ecc.
Il rinnovo dell’amministratore, la gestione delle morosità, i pagamenti ai fornitori e le scadenze improrogabili di assicurazioni e fiscalità, devono comunque essere affrontate. Ecco perché una soluzione che consenta di risolvere l’impedimento alla presenza fisica delle persone, appare oltremodo interessante.
Esistono già le soluzioni tecniche per poter eseguire un’assemblea online. In più la Presidenza del Consiglio dei ministri ha specificato nelle FAQ del 10 aprile 2020:
Si consiglia pertanto l’utilizzo di questo sistema per affrontare quantomeno le problematiche più urgenti.
Quali sono i motivi per NON eseguire le assemblee online
Come spesso accade, non siamo di fronte ad un via libera senza impedimenti. In un’interrogazione al Ministero della Giustizia, si è richiesta la conferma della validità delle assemblee online.
Purtroppo il Ministero non si è espresso positivamente.
… non è opportuno fornire una disamina ermeneutica sulla disciplina positiva delle assemblee di condominio, con particolare riferimento all’utilizzabilità per le stesse di strumenti di collegamento a distanza, non soltanto perché si tratterebbe di un parere in materie che esulano dalle competenze ministeriali, ma anche perché lo stesso verterebbe su profili – validità delle assemblee – suscettibili di tutela giurisdizionale da parte dei condomini.
Il direttore Generale Giovanni Mimmo
Insomma, Il Ministero se ne lava le mani e rimanda la competenza ai giudici per la gestione di eventuali ricorsi.
Come comportarsi nell’adozione dell’assemblea da remoto
Non possiamo esprimere suggerimenti su come comportarsi in questa fase del lockdown. È nostra intenzione fornire tutte le informazioni necessarie in modo da lasciare libero ogni amministratore di comportarsi con cognizione di causa, consapevole delle conseguenze e dei rischi connessi.
Certo, l’alternativa alle assemblee da remoto è solo attendere lo sviluppo degli eventi e delle norme. Per chi voglia tentare la strade delle assemblee online, consigliamo:
- l’amministratore deve assicurarsi che tutti gli aventi diritto siano in condizione di utilizzare gli strumenti informatici che si intendono adottare;
- Il primo punto dell’ordine del giorno dovrebbe richiedere la ratifica della validità dell’adozione dell’essemblea da remoto da parte della compagine condominiale;
- la convocazione dovrà essere inviata tramite i canali previsti e dovrà contenere precisi riferimenti alla possibilità di gestire l’assemblea in videoconferenza (onde scongiurare ulteriori motivi di impugnazione art. 1137 c.c.);
- la convocazione dovrà fare riferimento ad un luogo fisico (come ad esempio lo studio amministrativo), dettaglio espressamente richiesto dalle normative;
- si deve redigere un verbale che riporti i partecipanti ed i relativi voti, esattamente come se fossero presenti.
I motivi per far fallire l’assemblea online sono molti. Ad esempio, dovrebbe essere sospesa se un condomino avesse problemi di connessione o di hardware. Nel caso in cui le problematiche non fossero risolvibili in breve tempo, l’assemblea dovrà essere sciolta e rinviata a nuova data.
Tutto questo solo e soltanto se tutti gli aventi diritto si dichiarino favorevoli , in possesso di competenze tecniche e di opportuni strumenti informatici, sia hardware che software.
Opportunità per l’amministratore di condominio da valutare in futuro
La possibilità di utilizzare strumenti evoluti come l’assemblea online, dovrebbe spingere la legislazione ad identificare le modalità di adozione corrette. Specificando le linee necessarie da seguire da parte della normativa, sarà un ottimo strumento che si potrà adottare anche in futuro.
Gli “strumenti informatici” sono considerati un punto essenziale nella formazione degli amministratori di condominio, ed in futuro non può che esserlo ancora di più. Safoa ha precorso i tempi con i suoi seminari dedicati, un motivo in più per prendervi parte.
